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オフィスデザインは大切!でも費用もかかるのでしっかり取り組もう①

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オフィスをデザインすることで得られるもの

オフィスという空間をデザインする。一見当たり前のことですが、意外とこの業務に関わった経験がある人は少ないのではないでしょうか?机にパソコン、電話…何もしなくても最低限の空間と設備があれば仕事は出来るわけですが、敢えてデザインする。それによって得られるものとは何でしょうか。

快適なビジネス空間

オフィスは仕事をする空間で、人の行き来が発生します。デザインの際に動線や共有設備の設置位置などを考慮検討することでスタッフの仕事がしやすい空間を作り出すことができます。机とパソコンがあれば十分という会社もあるかもしれませんが、業務効率の面でも最低限考慮しておいて損はないでしょうし、スタッフ間のコミュニケーションが取りやすい雰囲気作りも仕事をしてもらううえでは重要なポイントとなりますね。ここで大事なのは、華美に飾るというデザインではなく、スタッフにとって快適な場所という意味合いになります。

会社の雰囲気を表現する

取引先や来客にとって、訪問した事務所はその会社の印象を決める一つの要素となります。企業のコンセプトによって、イメージとなる色調を採り入れたり、木の温かみを大事にしたり。また、例えばIT系であれば受付対応時に最新のセキュリティ設備がチラリと見えることで情報保護に対する力の入れ方をさりげなくPRすることもできるでしょう。このように、デザインすることによって、ブランディングの一つの素材という側面をオフィスに持たせることができるのです。

オフィスデザイン、誰に任せる?

ビジネス空間としての有用性と、外部の方に企業イメージを印象付ける効果があるオフィスデザインの効果をご説明しました。ではそれらを具体的なデザインを誰に頼んでどのように施工するかにもいくつかの選択肢があります。

流行りのDIYで大丈夫?

最近個人宅や店舗で流行しているのが”DIYによるリノベーション工事”。中には実際に作業されたことがある方もおられるのではないでしょうか?オフィスの場合であっても、ある程度のところまではこのやり方で通用するかもしれません。自分たちで考えたことを自分たちの手で表現するので、出来上がり時の齟齬は起きにくいかもしれないですね。ただし、電設関係の工事など一部の作業はどうしても免許や資格の保持者がいないとできないような場合もあったり、パーティションでの間仕切りなども実は消防法などで規制があります。うっかり法令違反を犯すのは本意ではないので、この辺は注意が必要です。

 

オフィスデザインは大切!でも費用もかかるのでしっかり取り組もう②につづく

スタートアップ企業に人気。レンタルオフィスとシェアオフィスとは

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広がりを見せるオフィスの新しい形

会社を起業するにあたって

仕事をするにあたって必要になる場所といえばオフィスです。同じ会社の人が同じオフィスに集まることで仕事に対する企画や提案が生まれたり、進捗の確認が出来たり、会議が出来たりという会社を持続させていく上で必要な生産活動が行われることになります。最近では、様々なインターネットツールの発達によって場所が離れていても、会議や資料の共有をすることは可能ですが、オフィスという場所が必要であることの重要性は変わりません。

しかし一方で、自社ビルを持っているような大きい会社を除いた多くの会社にとってオフィスは固定費として賃貸料の支払いが生じます。特に、これから起業することを考えているような人やスタートアップ企業にとっては、固定費は出来るだけ抑えたい支出でもあり、どのようなオフィス作りが必要になるかは悩みの種と言えるでしょう。

そこで、最近では、レンタルオフィスやシェアオフィスという形でのオフィス形態が人気を集めています。特に企業直後の比較的小規模な会社にメリットがありますよ。

レンタルオフィスとはどういうものか

レンタルオフィスは一般的なオフィスを小分けにして貸し出しているようなオフィスの形態です。基本的には個室のオフィスを貸与されますので、貸出を受けた人は自分好みにオフィスを使うことが出来ます。また、オフィス用具も完備されている場合が多いので、初期費用を抑えることが出来るという点もメリットです。また、起業にあたっては登記をする必要がありますが、レンタルオフィスでも実施することが可能です。

しかし、場合によってはオーナー側の意向で登記不可の場合もありますので、事前に確認しておくのがよいでしょう。

また、通常の貸事務所に比べるとやはり信用度は低下します。また、オーナー側の都合でオフィスを継続して借りられなくなる場合や、賃料が増加してしまう可能性もありますので、デメリットについての認識しておく必要がありそうです。

シェアオフィスとはどういうものか

一方、シェアオフィスは一つのオフィスをフリーアドレスで使用する形態です。レンタルオフィスのように個別の席や個室を割り当てるシェアオフィスもありますが、基本的には決まった席はありません。

ただし、決まった席がないことにはメリットもあります。シェアオフィスには色々な業種、色々な会社の人たちが同じオフィス内にいることが一般的です。よって、シェアオフィスで活動していると知り合いなども増え、そういった人づてからシェアオフィス内で仕事を受注することも出来る可能性があるということです。特に起業したてのスタートアップにとっては、人脈を作る上での重要なツールとなる場合もあるでしょう。

一方で、セキュリティについては注意が必要です。色々な人がオフィス内にいるということは、それだけ情報漏えいのリスクも内在しているということになります。重要な情報や、やり取りを不特定多数の場で見せてしまうことのないように気をつけましょう。また、基本的には手狭であることを意識しなくてはいけません。将来的な事業規模や必要な社員の数などを見通した上でシェアオフィスという選択肢が良いか悪いかの判断が必要なのは言うまでもありません。

それぞれの費用に関して

レンタルオフィスとシェアオフィスには、オフィスの使い方に違いがある点をご説明しました。では、コスト面ではどのような違いがあるのでしょうか。

レンタルオフィスとシェアオフィスを比べるとシェアオフィスのほうが専用スペースのない分、割安です。賃料はオフィスがある場所や、駅からの距離、借りるスペースなどによって異なるので一概には比較するのが難しいですが、レンタルオフィスの月額賃料が50,000~60,000円の場所で、シェアオフィスだと半分程度となるケースもありそうです。

また、賃料以外の費用である電話代やインターネット利用料金、光熱費や水道料金と言った費用はオーナー側の意向により費用が異なりますので、事前に確認する必要があるでしょう。

その他費用としては初期費用がかかります。初期費用には、敷金や礼金、共益費や仲介手数料といった費用が含まれます。一般的には初期費用として賃料の数ヶ月程度の支払いが必要ですが、シェアオフィスではこれらの費用がかなり抑えられるケースが多いです。

また、オフィス備品に関しても既に用意されている場合が多いですので、デスクを買ったり椅子を買ったり、といった出費を抑えることが出来ます。

これらのように一般的な賃貸オフィスに比べると、費用面でも様々なメリットがあるレンタルオフィスやシェアオフィスですが、事業規模が拡大するに連れて、手狭となってくることが予想されます。

起業するにあたって、どういった形態でのオフィスを持つかは、事業にとっての場所の利便性や業務の行いやすい環境など様々な側面を検討する必要があるでしょう。そういったことを考えていく中で、今後の事業規模や、実現したい業務内容、どれだけの固定費を払い続けるのか、など予算との相談や事業戦略の方向性などを洗い出し、最終的な決定を下すのが好ましいと言えるのではないでしょうか。