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オフィスデザインは大切!でも費用もかかるのでしっかり取り組もう②

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デザイン会社なら丸投げでも大丈夫

オフィスデザインの専門業者も存在します。こういったところだと、何度かの打合せでコンセプトがうまく伝われば、後はお任せで大丈夫。デザインのプロなので、特に内装面やレイアウト面などで会社の雰囲気を表現することに関しては、自分たちでは考えも及ばなかったアイデアの提案も期待できるかもしれません。また、一元的に施工まで執り行う(もしくは手配できる)デザイン会社も多く存在するため、施行業者に特にこだわりがないなどの場合には、出来上がりまで含めて任せてしまえるわけです。このようなデザイン会社を、デザインしかしない(できない)業者と区別して「デザイン施工会社」などと呼びます。

工事のプロ、施行会社

デザイン後の作業をプロに仕上げてもらうなら、施行会社に直接頼むといいでしょう。いわゆる職人さんですので、きちんと意向が伝わりさえすれば、仕事の速さに関しては安心して任せることができます。但し、施行会社といっても数多くあり、どこに頼むかによって仕上りが意向通りなのか、無駄なコストはかかっていないかなどの違いが出てくることは否めません。それぞれに得意分野であったり売りにしている技術などで差別化をしていますので、オフィスのデザインを表現するのに相応しい施行会社を選ぶのがポイントです。

デザインとかかるコストはトレードオフの関係

どこまでやるのか、どの程度の規模なのか、それによってかかるコストが大きく変わるのがオフィスデザイン。知っておきたいコスト検討ポイントをご紹介します。

デザインにおけるコスト削減ポイント

「上限なし、いいものを」などというデザイン発注は先ずあり得ないと思いますが、デザインを依頼したいという場合にはまず、予算をしっかり伝えることが大切です。こんな風にしたいなどの思いを伝えることに夢中になってしまい、予算の提示を失念していたなんてことも少なくありません。会社である以上経営視点は欠かせないため、事前に予算を取り、それを上限として伝えることがポイントとなります。予算オーバーなデザイン提案であっても、デザイン自体を一部変更するなどもっ柔軟に対応してくれるデザイン会社に任せられればベストです。

 

お任せは危険!素材もしっかり確認

最もコスト削減要素が大きいのは、実は素材と言えるでしょう。つまり木材などの材料です。業者に丸投げしてしまうと、見積の中で「●●材料費一式」などで不明瞭にされることもある素材ですが、ここはキチンと具体的な素材名を明示してくれるように依頼しましょう。これによって、業者が提示した素材では高すぎたり、実は別の素材でも同じように使用することができるものなどが判明する場合があります。例えばですが、ヒノキを使うという業者の意向があったとしても、ヒノキでなくてもいい場合もあります。革張りのソファでなくても同じ機能と雰囲気を出せるソファだってあるでしょう。素材にまで口を出す施主を快く思わない業者もいるかもしれませんが、ここで遠慮すればコストはかかる一方になってしまう危険がありますよ。

設置する家具は自分たちで

オフィス家具(デスクや椅子、テーブルなど)は自分たちで発注してみてはどうでしょう?ここまで業者に任せると、当然彼らは本来の仕事ではない部分までお手伝いするという名目で中間マージンを設定します。しかもこのマージンが、見積ではわかりにくい場合がほとんど。インターネットの普及により、オフィス家具もある程度は自分たちで選定・購入できますし、旧来取引のある事務器具を取り扱う会社に直接オーダーするという方法もありますよね。どちらの場合にせよ、よほど受注生産などのこだわり家具でなければ自分たちで手配することで業者マージン分の削減は間違いなく可能です。

よいデザイン、適切なコスト、そして業者をしっかり見極めよう!

冒頭お伝えしたとおり、オフィスデザインがもたらす効果は軽視できないものです。やるからには自社の雰囲気やどのようなスタッフが働いているのかなどが伝わるようにしっかりと取り組むべきであることが分かっていただけたと思います。同時に、コスト面でもどのような業者にどのように仕事を頼むかで大きく変わることもお分かりいただけたのではないでしょうか。地域やオフィスの規模によって、だいたいの相場と言われるものも無いわけではありませんので、事前に調べておくのもいいでしょう。最終的には、相応の予算を想定しながらも、実現すべきポイントをしっかりと定め、かつ、業者の選定にあたっては安さや速さばかりにこだわり過ぎず、コミュニケーションがしっかり取れて信頼関が築けるデザイン会社と取り組むことがオフィスデザインの成功のために重要な視点だと言えそうです。

 

オフィスコーヒーサービスとコーヒーサーバーのレンタル

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オフィスで手軽にコーヒーが飲めるサービスとは?

大手コーヒーチェーンショップの進出や、コンビニでのコーヒー販売が定着し、サラリーマンも仕事中にコーヒーを手にする機会が増えた印象です。手軽に買えるものでありながら、豆にこだわったものなど本格的な味を楽しめるというのも人気の理由かもしれませんね。最近では「オフィスコーヒーサービス」というサービスがあります。どのようなサービスなのでしょう?

オフィスコーヒーサービスって?

端的にいうと、レンタルされたコーヒーマシン(コーヒーサーバ)を使って、わざわざ買いに行かなくても職場にいながら本格的なコーヒーを味わうことができるのがオフィスコーヒーサービスです。提供事業者によって基準の違いはありますが、コーヒーの注文を定期的に行うことで、コーヒーサーバのレンタル料は無料になるサービスも多くなっているようです。サーバの種類も色々ありますが、提供元の違いやサービスの内容によって、サービスでサーバのメンテナンスもしてもらえるのか、日々の清掃の手間がどのくらいかかるのかなどの違いがあるようですので、導入検討時には気にしておきたいところでしょう。いくら手軽にコーヒーが飲めるといっても、仕事にあてる時間がコーヒーサーバのお手入れのために費やされるのでは本意ではありませんし、かといって口にするものを作る道具ですので、衛星面でも疎かにはできませんからね。

コーヒーサーバによる違い

そんなオフィスコーヒーサービスですが、サーバの提供形態も様々なものがあります。ここでは主なものをご紹介しておきましょう。

自動販売機型

先ずはイメージしやすいものから。こちらは名のとおり、自動販売機のような大きなマシンを設置するタイプです。一つの機械でコーヒー以外の飲み物も設定することが可能であり、「コーヒーは飲みない」という方がいるオフィスでも安心。操作も基本的には通常の自動販売機と同じになりますので、誰でも簡単に使えます。ただし、オフィスの広さや規模によっては、機器のサイズの関係で設置する場所の熟慮が必要である点や、電源の確保などの検討課題があるサービスと言えるかもしれません。

ブリューワー型

一回の抽出で、複数盃分の準備ができるタイプです。多人数分を同時に準備できるという点では、来客時にお出しする飲み物としてもいいかもしれません。余ってしまった場合、抽出後も保温状態にしておけるので「残りはあとで飲みたいときに」というパターンでの利用も可能。中には、作り置きは酸味が出る(俗にいう「煮詰まる」という状態)などのこだわりコーヒー通もいらっしゃいますので、長時間の保温はお勧めできないかもしれません。

一杯抽出型

飲みたいときに一杯分ずつドリップするタイプがこちらです。淹れ方から本格的ということもあり、味を楽しむならこちらが一番かもしれません。ネックと言えば一杯の用意に時間がかかることでしょうか。先ほどのブリューワー型と異なり、急な来客や複数人の来客には対応するのには向かないかもしれません。因みにブリューワー型とこの一杯型はテーブルサイズなので設置場所の確保などはあまり考えなくても大丈夫といえるでしょう。最近では家庭用のコーヒーマシンなどをオフィスコーヒーサービスにも使える形式で提供しているサービスもあり、CMなどでも目にされた方がいらっしゃるのではないでしょうか?

 

コーヒーがオフィスにもたらす効果

コーヒーには、以前から言われるようにカフェインによる“眠気覚まし”の効果がある他、豆を選ぶことで香りによる“集中力を高める”“気分転換(リフレッシュ)”などの効果もあるとされることから、コーヒーとビジネスシーンとの親和性が高く、こういったサービスが広がってきている理由とも言えそうです。この他にも、“二日酔いに効く”などの話も聞かれますが、何よりもコーヒーを介してスタッフ間のコミュニケーションを活性化させるという効果が高いのではないでしょうか。結果的に、生産性も上がることを考えると、導入のメリットは計り知れない場合もありそうです。そういった意味では、オフィスだけではなく、作業中は中々コミュニケーションをとる時間が取れない工場などでも設置を検討されてもいいかもしれません。もちろん、コーヒーが苦手な方がいるオフィスや、コーヒーの持つデメリット効果とお仕事の内容が合わないといったケースもあるはずですので、提供事業者による金額ラインナップも含めて、オフィスによってどのサービスがいいかなどもじっくり検討していただきたいところですね。

まとめ

ご紹介した3つの主なパターン以外にも、ポットデリバリー型での提供スタイルもあります。選択肢が増えるほどに決めるのが難しいこともあるでしょう。自販機タイプは「試してみたい」というのも難しいタイプとなりそうですが、それ以外のサービスでは無料で一定期間試せるものも多くなってきています。色々悩むより、実際に多いてみてスタッフみんなで体験してみるといいかもしれません

スタートアップ企業に人気。レンタルオフィスとシェアオフィスとは

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広がりを見せるオフィスの新しい形

会社を起業するにあたって

仕事をするにあたって必要になる場所といえばオフィスです。同じ会社の人が同じオフィスに集まることで仕事に対する企画や提案が生まれたり、進捗の確認が出来たり、会議が出来たりという会社を持続させていく上で必要な生産活動が行われることになります。最近では、様々なインターネットツールの発達によって場所が離れていても、会議や資料の共有をすることは可能ですが、オフィスという場所が必要であることの重要性は変わりません。

しかし一方で、自社ビルを持っているような大きい会社を除いた多くの会社にとってオフィスは固定費として賃貸料の支払いが生じます。特に、これから起業することを考えているような人やスタートアップ企業にとっては、固定費は出来るだけ抑えたい支出でもあり、どのようなオフィス作りが必要になるかは悩みの種と言えるでしょう。

そこで、最近では、レンタルオフィスやシェアオフィスという形でのオフィス形態が人気を集めています。特に企業直後の比較的小規模な会社にメリットがありますよ。

レンタルオフィスとはどういうものか

レンタルオフィスは一般的なオフィスを小分けにして貸し出しているようなオフィスの形態です。基本的には個室のオフィスを貸与されますので、貸出を受けた人は自分好みにオフィスを使うことが出来ます。また、オフィス用具も完備されている場合が多いので、初期費用を抑えることが出来るという点もメリットです。また、起業にあたっては登記をする必要がありますが、レンタルオフィスでも実施することが可能です。

しかし、場合によってはオーナー側の意向で登記不可の場合もありますので、事前に確認しておくのがよいでしょう。

また、通常の貸事務所に比べるとやはり信用度は低下します。また、オーナー側の都合でオフィスを継続して借りられなくなる場合や、賃料が増加してしまう可能性もありますので、デメリットについての認識しておく必要がありそうです。

シェアオフィスとはどういうものか

一方、シェアオフィスは一つのオフィスをフリーアドレスで使用する形態です。レンタルオフィスのように個別の席や個室を割り当てるシェアオフィスもありますが、基本的には決まった席はありません。

ただし、決まった席がないことにはメリットもあります。シェアオフィスには色々な業種、色々な会社の人たちが同じオフィス内にいることが一般的です。よって、シェアオフィスで活動していると知り合いなども増え、そういった人づてからシェアオフィス内で仕事を受注することも出来る可能性があるということです。特に起業したてのスタートアップにとっては、人脈を作る上での重要なツールとなる場合もあるでしょう。

一方で、セキュリティについては注意が必要です。色々な人がオフィス内にいるということは、それだけ情報漏えいのリスクも内在しているということになります。重要な情報や、やり取りを不特定多数の場で見せてしまうことのないように気をつけましょう。また、基本的には手狭であることを意識しなくてはいけません。将来的な事業規模や必要な社員の数などを見通した上でシェアオフィスという選択肢が良いか悪いかの判断が必要なのは言うまでもありません。

それぞれの費用に関して

レンタルオフィスとシェアオフィスには、オフィスの使い方に違いがある点をご説明しました。では、コスト面ではどのような違いがあるのでしょうか。

レンタルオフィスとシェアオフィスを比べるとシェアオフィスのほうが専用スペースのない分、割安です。賃料はオフィスがある場所や、駅からの距離、借りるスペースなどによって異なるので一概には比較するのが難しいですが、レンタルオフィスの月額賃料が50,000~60,000円の場所で、シェアオフィスだと半分程度となるケースもありそうです。

また、賃料以外の費用である電話代やインターネット利用料金、光熱費や水道料金と言った費用はオーナー側の意向により費用が異なりますので、事前に確認する必要があるでしょう。

その他費用としては初期費用がかかります。初期費用には、敷金や礼金、共益費や仲介手数料といった費用が含まれます。一般的には初期費用として賃料の数ヶ月程度の支払いが必要ですが、シェアオフィスではこれらの費用がかなり抑えられるケースが多いです。

また、オフィス備品に関しても既に用意されている場合が多いですので、デスクを買ったり椅子を買ったり、といった出費を抑えることが出来ます。

これらのように一般的な賃貸オフィスに比べると、費用面でも様々なメリットがあるレンタルオフィスやシェアオフィスですが、事業規模が拡大するに連れて、手狭となってくることが予想されます。

起業するにあたって、どういった形態でのオフィスを持つかは、事業にとっての場所の利便性や業務の行いやすい環境など様々な側面を検討する必要があるでしょう。そういったことを考えていく中で、今後の事業規模や、実現したい業務内容、どれだけの固定費を払い続けるのか、など予算との相談や事業戦略の方向性などを洗い出し、最終的な決定を下すのが好ましいと言えるのではないでしょうか。